Dimence Groep zet zich in om geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en welzijn te realiseren in Oost Nederland. Met de inzet van SelfGuide zorgen ze ervoor dat medewerkers effectief kunnen werken met alle aanwezige applicaties.
Dimence Groep is als zorginstelling actief in Oost-Nederland. Vanuit 7 stichtingen zetten ruim 3.000 medewerkers zich in om geestelijke gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en welzijn te realiseren voor zo’n 50.000 cliënten en patiënten per jaar. Bij het verlenen van deze diensten spelen applicaties tegenwoordig een belangrijke rol. Voor Dimence Groep is het daarom belangrijk om medewerkers te ondersteunen bij het gebruik ervan.
Bij Dimence Groep is er veel aandacht voor het bieden van ondersteuning aan medewerkers bij het werken met applicaties. Medewerkers beschikken namelijk lang niet altijd over de vereiste digitale vaardigheden. Als Hoofd Informatisering & Automatisering is Rene Rust een voorvechter van het bieden van ondersteuning aan medewerkers als het aankomt op digitale vaardigheden. Over het belang van applicaties vertelt hij:
“We werken primair met een EPD. Dat houdt in dat alle zorginhoudelijke informatie verwerkt is in één applicatie. In ons geval is dat User. Daarnaast zijn er nog meer applicaties waar medewerkers dagelijks mee te maken hebben. Ik denk dat alle medewerkers dagelijks met minimaal vier applicaties te maken hebben.”
Voordat SelfGuide in gebruik genomen werd was Rust zich al bewust van het belang van instructies om medewerkers te ondersteunen bij het werken met applicaties. De wijze waarop deze instructies werden gemaakt en de kwaliteit ervan lieten echter vaak te wensen over. Doorgaans werden op veel verschillende manieren instructies gemaakt. Zo is er een heel collectief aan PDF-bestanden en instructievideo’s ontstaan. Bovendien liep de opmaak en de kwaliteit, vaak doordat veel verschillende applicatiebeheerders op hun eigen manier instructies maakten, erg uiteen. Na een positieve eerste indruk kwam Dimence Groep tot de conclusie dat SelfGuide, als tool voor het snel een eenvoudig maken van instructies voor applicaties, aansloot bij de behoeften.
Applicatiebeheerder en SelfGuide ambassadeur Alexander Dijk erkent dat digitale vaardigheden in de zorg een groot thema is en alle aandacht verdient. Daarbij refereert hij naar het belang van het platform “Digivaardig in de Zorg".
“Binnen de zorg is de ggz best een interessante casus. Ik hecht momenteel veel waarde aan best-practices die het platform Digivaardig in de Zorg biedt, maar specifiek voor de ggz is er weinig beschikbare informatie. Gevoelsmatig zijn we aan het pionieren en we maken daarbij actief gebruik van SelfGuide.”
Binnen Dimence Groep is er een initiatief ontstaan om bij verschillende teams onderzoek te doen naar digitale vaardigheden. Zo zal er onderzocht worden welke basisvaardigheden medewerkers nodig hebben om hun werk goed uit te voeren en welke leermiddelen daarbij aansluiten. Dijk verwacht dat SelfGuide zodoende nog een grotere rol zal gaan spelen in de organisatie.
Ondertussen proberen Rust en Dijk het gebruik van SelfGuide onder medewerkers te stimuleren. Allereerst werden alle applicatiebeheerders, die binnen Dimence Groep verantwoordelijk zijn voor het maken van instructies voor applicaties, enthousiast gemaakt om de tool actief te gebruiken. Volgens Rust speelden de reeds aanwezige standaard instructies voor Office 365 hier ook een belangrijke rol.
Toen er steeds meer instructies voor verschillende applicaties in de SelfGuide beschikbaar waren, kwam er meer aandacht voor het actief stimuleren van gebruik van SelfGuide onder eindgebruikers. Volgens Rust is het daarom belangrijk dat er in de vorm van Alexander Dijk iemand is aangewezen als ambassadeur om een succes van het gebruik van SelfGuide te maken. Dijk vult aan:
“Via ons Intranet verwijzen we voor ICT handleidingen vaak naar SelfGuide. Daarnaast zijn er steeds meer applicatiebeheerders en collega’s van de servicedesk die medewerkers verwijzen naar SelfGuide bij vragen over handelingen in applicaties. Zo worden er steeds meer linkjes naar SelfGuide gelegd en groeit het gebruik ervan.”
Volgens Dijk wordt het maken en bewerken van instructies voor applicaties met respectievelijk de recorder (voor het opnemen van instructies) en de editor (voor het bewerken van instructies) als makkelijk en laagdrempelig ervaren. Ook eindgebruikers vinden het platform eenvoudig in gebruik. Volgens Dijk komen medewerkers doorgaans bij specifieke instructies uit via een unieke URL die met ze wordt gedeeld via de servicedesk of het intranet. Vervolgens zien ze snel hoe ze een handeling binnen een bepaalde applicatie moeten uitvoeren:
“De kracht van SelfGuide zit echt in het op een simpele wijze uitleggen van een handeling. Je kan iemand heel eenvoudig door de stappen loodsen. Daarnaast kun je uitgebreidere handleidingen opstellen en vanuit een instructie linken naar een bestand of website met meer informatie.”
Volgens Rust en Dijk zal SelfGuide ook in de toekomst een belangrijke rol hebben. Binnen Dimence Groep wordt het aantal applicaties waar specifieke instructies en handleidingen voor beschikbaar zijn in SelfGuide voortdurend uitgebreid. Er wordt op dit moment tevens gekeken of er ook op andere manieren geprofiteerd kan worden van het platform. Rust vertelt:
“We hebben de ambitie om SelfGuide ook gericht in te zetten voor de onboarding van nieuwe medewerkers. Op die manier krijg je ook snel voor elkaar dat medewerkers het platform snel weten te vinden.”
